Prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů ve společnosti
Penzion Zámeček s. r. o.
Penzion Zámeček s. r. o., jehož právní forma je „společnost s ručením omezením“ (dále jen „společnost“). Společnost je podnikatelským subjektem, jehož hlavní činností je ubytování, hostinská činnost a prodej lihu. Přitom společnost usiluje o dodržování platných zákonů vč. předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. V tomto dokumentu jsou uvedeny informace o zásadách, podle kterých společnost zpracovává osobní údaje dodavatelů, odběratelů, obchodních partnerů, zaměstnanců a dalších osob (dále jen subjekt), a přístupu společnosti ke zpracování a ochraně osobních údajů.
 
1. ÚVODNÍ INFORMACE
1.    Společnost v roli správce zpracovává osobní údaje subjektů v rámci naplňování úkolů souvisejících s realizací podnikatelských aktivit a povinností uložených v právních předpisech.  Dále pak v rámci svého vnitřního řízení, kdy zejména zpracovává osobní údaje zaměstnanců, pracovníků na dohody a fyzických osob, coby hostů v souvislosti s jejich smluvním vztahem ke společnosti.
2.    Společnost zpracovává osobní údaje subjektů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen GDPR) a podle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
3.    Subjekt osobních údajů poskytuje společnosti své osobní údaje zákonným způsobem v závislosti na účelu jejich zpracování:
 
a) pro splnění právních povinností společnosti, 
b) pro splnění úkolů společnosti prováděných ve veřejném zájmu, 
c) pro účely oprávněných zájmů společnosti, 
d) pro splnění smlouvy mezi subjektem a společností, 
e) pro jiné účely se souhlasem subjektu se zpracováním jeho osobních údajů. 
4.    Souhlas se zpracováním osobních údajů je subjektem osobních údajů udělován v případě, kdy nelze pro účel zpracování použít jiný právní titul. Společnost přijímá souhlas subjektu údajů jako svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předcházejícího zpracování osobních údajů subjektu, vycházejícího z jím dříve uděleného souhlasu. Před udělením souhlasu je subjekt údajů informován. Odvolání souhlasu je stejně snadné jako jeho poskytnutí.
 
2. ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SUBJEKTŮ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.    Osobní údaje subjektů osobních údajů musí být shromažďovány pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný. Zpracování osobních údajů se uskutečňuje zejména za účelem naplnění úkolů vyplývající z podnikatelských aktivit, smluvních závazků a právních předpisů. 
2.    Společnost dále zpracovává osobní údaje subjektů k zabezpečení svých smluvních vztahů, vedení účetnictví a personální a mzdové agendy a smluv o ubytování. 
3.    Za účelem ubytování jsou zpracovávány tyto osobní údaje/kategorie osobních údajů: jméno, příjmení, datum narození, adresa, email, telefon, číslo a typ dokladu, v případě zahraničních hostů dále národnost a případné číslo víza, a to na základě vytvořené rezervace a dotazníku vyplněného hostem.
 
3. KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.    Společnost shromažďuje, zpracovává a uchovává následující kategorie osobních údajů subjektů:
2.    adresní a identifikační osobní údaje – zejména jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, bydliště, telefonní číslo, e-mail, doručovací adresu, bankovní údaje 
3.    popisné osobní údaje – zejména údaje subjektu vztahující se k řešenému smluvnímu vztahu 
4.    zvláštní kategorie osobních údajů, zejména citlivé údaje, dotýkající se zpravidla zdravotního stavu či sociální situace subjektu, a dále údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů, a to vždy v případech, kdy to společnost ukládají příslušné právní předpisy nebo jsou vyžadovány z povahy svěřených činností 
5.    jiné údaje – např. fotografie, kamerové záznamy 
 
4. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ A UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DOBA JEJICH ULOŽENÍ 
Společnost zpracovává osobní údaje subjektu manuálně či automatizovaným způsobem a zabezpečeně je uchovává v listinné či elektronické podobě po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem, právními předpisy. V návaznosti na účel zpracování jsou některé osobní údaje subjektu vedeny v informačních systémech společnosti (např. spisová služba, aplikační informační systémy).
 
 
5. PŘEDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost může získané osobní údaje subjektu, včetně údajů citlivých, předat třetí osobě jen na základě zákonného titulu, zejména pro splnění úkolu vyplývajícího z právního předpisu nebo oprávněného zájmu společnosti.
 
 
6. PRÁVA SUBJEKTU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.    Společnost nebude v případě získání osobních údajů od někoho jiného, než je subjekt údajů, uplatňovat informační povinnost, pokud je získávání nebo zpřístupnění výslovně stanoveno právním předpisem, který se na společnost vztahuje. 
2.    Společnost je oprávněna vyžadovat od subjektu osobních údajů při podání žádosti o naplnění některého z výše uvedených práv jeho osobní identifikaci.
3.    Společnost je oprávněna v případech, které vymezuje právní předpis, za poskytnutí informace o zpracovávaných osobních údajích subjektu požadovat přiměřenou úhradu, nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.
4.    Subjekt údajů na základě žádosti obdrží od společnosti veškeré informace o zpracování jeho údajů, a to stručným, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků. 
5.    Pokud se osobní údaje, týkající se subjektu údajů, získávají přímo od něho, poskytne mu společnost v okamžiku získávání osobních údajů tyto informace: 
 
 
a.    totožnost a kontaktní údaje správce;
b.    účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro jejich zpracování;
c.     oprávněné zájmy správce v případě, že je zpracování založeno na tomto zákonném titulu;
d.    případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, včetně případného zpracovatele;
e.    případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci včetně odkazu na vhodné záruky;
f.     skutečnost, zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do budoucí smlouvy, a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů;
g.    dobu, po kterou budou osobní údaje uloženy u společnosti, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá pro stanovení této doby;
h.    existenci práva požadovat od společnosti přístup k osobním údajům, týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů;
i.     pokud je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, existenci práva odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním;
j.     možnost podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
 
6.    Pokud společnost hodlá osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny, poskytne subjektu údajů ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu. 
7.    Společnost nemusí subjektu osobních údajů informace o zpracování poskytovat tehdy, pokud subjekt údajů již uvedené informace má, a do té míry, v níž je má. 
8.    Pokud provádí společnost zpracování nezbytné pro splnění své právní povinnosti nebo svého úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu své pravomoci, může poskytnout informace subjektu údajů také zveřejněním informací způsobem umožňujícím dálkový přístup. 
9.    Jestliže osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů, poskytne mu společnost stejné informace a navíc: 
1.    kategorie dotčených osobních údajů;
2.    zdroj, ze kterého osobní údaje pocházejí, a případně informace o tom, zda údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů.
10.  Subjekt osobních údajů, který zjistí nebo se domnívá, že společnost jako správce nebo jiná osoba, která pro společnost zpracovává osobní údaje, provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s GDPR, může požádat o vysvětlení nebo požadovat, aby společnost nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Nevyhoví-li společnost nebo příslušný zpracovatel žádosti, může se subjekt osobních údajů obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů společnosti, přičemž právo subjektu obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů tím není dotčeno. 
11.  Subjekt osobních údajů má tato další práva: 
1.    získat od společnost, jsou-li pro to splněny podmínky, informace o zpracování jeho osobních údajů (informace o totožnosti a kontaktní údaje správce, o účelech zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a zákonném základu pro zpracování, o případných příjemcích osobních údajů a další informace, nezbytné pro zajištění transparentního a korektního zpracování jeho osobních údajů);
2.    získat od společnost přístup k osobním údajům, tj. získat od společnost potvrzení o tom, zda tato zpracovává osobní údaje, které se ho týkají, a je-li tomu tak, má subjekt osobních údajů právo získat přístup k těmto osobním údajům a na další informace v zákonném rozsahu;
3.    na opravu svých nesprávných osobních údajů, resp. na doplnění neúplných osobních údajů;
4.    na výmaz svých osobních údajů, pokud byly splněny zákonné podmínky, např. pokud osobní údaje již nejsou potřeba k účelům, pro něž byly získány nebo se jinak zpracovávaly, nebo např. pokud subjekt odvolá svůj souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovány;
5.    na omezení zpracování osobních údajů společnost, jsou-li splněny zákonné podmínky;
6.    na přenositelnost údajů, tj. na získání osobních údajů, které se ho týkají a které společnost poskytl, a to v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu;
7.    vznést kdykoli námitku z důvodů jeho konkrétní situace proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají;
8.    podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
 
7. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Subjekt osobních údajů může veškeré informace ke zpracování svých osobních údajů získat osobně, případně způsobem, při kterém se zajistí dostatečná identifikace subjektu. V případě dotazů souvisejících se zpracováním osobních údajů se můžete obrátit na pověřence společnosti Mgr. Václava Šmída, e-mail: smid@milwen.cz nebo na tel.: 776 661 186.